Tässä selosteessa kerrotaan, miten Pro Kuivaus Oy käsittelee henkilötietoja palveluissaan ja verkkosivustollaan. Seloste perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR 2016/679) ja tietosuojalakiin (1050/2018).

1. Rekisterinpitäjä

Pro Kuivaus Oy, Y-tunnus 2854825-4

Laitilankuja 5, 00420 Helsinki

toimisto(a)prokuivaus.fi, 044 986 8688

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: toimitusjohtaja Mika Peisa, mika.peisa(a)prokuivaus.fi. Yhtiöllä ei ole lakisääteistä velvollisuutta nimetä tietosuojavastaavaa.

2. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

A) Toimeksiantojen hoitaminen

Kosteuskartoitukset, mittaukset, kuivaustyöt, raportointi, yhteydenpito ja asiakaspalvelu. Oikeusperuste: sopimus (6(1)(b)) tai oikeutettu etu (6(1)(f)) silloin, kun tilaaja on muu kuin rekisteröity itse, esimerkiksi taloyhtiö, isännöitsijä tai vakuutusyhtiö.

B) Vahinkoasian hoitaminen tilaajan ja vakuutusyhtiön kanssa

Kartoitusraporttien, mittaustulosten ja valokuvien toimittaminen vahinkoasian käsittelyä varten. Oikeusperuste: sopimus (6(1)(b)) ja oikeutettu etu (6(1)(f)).

C) Laskutus, kirjanpito ja lakisääteiset velvoitteet

Oikeusperuste: lakisääteinen velvoite (6(1)(c)) ja sopimus (6(1)(b)).

D) Verkkosivuston toiminta, tietoturva ja analytiikka

Oikeusperuste: oikeutettu etu (6(1)(f)) sekä suostumus (6(1)(a)) ei-välttämättömien evästeiden osalta.

E) Rekrytointi

Työhakemusten käsittely. Oikeusperuste: sopimuksen tekemistä edeltävät toimet (6(1)(b)) ja oikeutettu etu (6(1)(f)).

F) Reklamaatiot, perintä ja oikeusvaateet

Oikeusperuste: oikeutettu etu (6(1)(f)) ja lakisääteinen velvoite (6(1)(c)).

3. Käsiteltävät henkilötiedot

• Perus- ja yhteystiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, taloyhtiö tai kohde sekä rooli (esim. asukas, tilaaja, isännöitsijä).

• Toimeksianto- ja kohdetiedot: vahinkoilmoituksen tiedot, kartoitus- ja mittaustulokset, työn eteneminen, raportit, kohteesta otetut valokuvat ja vakuutusyhtiön vahinkonumero.

• Laskutustiedot: laskut, maksutapahtumat ja maksun tila.

• Asiakasviestintä: sähköpostit, yhteydenotot ja niiden sisältö.

• Verkkosivuston käyttötiedot: IP-osoite, selain- ja laitetiedot, lokitiedot sekä evästetunnisteet.

• Työnhakijoiden tiedot: hakemus, ansioluettelo ja niissä annetut tiedot.

Emme kerää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Kohteesta otettavat valokuvat rajataan vahingon selvittämisen kannalta tarpeellisiin.

4. Tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, tilaajalta (taloyhtiö, isännöitsijä, rakennusliike tai vakuutusyhtiö), kohteessa tehdyistä mittauksista ja havainnoista sekä verkkosivuston käytöstä.

5. Evästeet

Verkkosivustomme on toteutettu ulkopuolisen palveluntarjoajan alustalle. Sivusto käyttää välttämättömiä evästeitä sivuston toiminnan ja tietoturvan varmistamiseen sekä analytiikkaevästeitä kävijämäärien seurantaan. Ei-välttämättömiä evästeitä käytetään vain suostumuksella, jonka voi antaa tai perua evästebannerista tai selaimen asetuksista. Sivustolla voi olla upotettua kolmannen osapuolen sisältöä, kuten karttoja, joka voi asettaa omia evästeitään.

Verkkosivustolla ei käsitellä eikä säilytetä asiakas- tai toimeksiantotietoja.

6. Tietojen vastaanottajat

Emme myy henkilötietoja. Tietoja luovutetaan tai annetaan niihin pääsy tietoryhmittäin seuraavasti:

• Toimeksianto- ja kohdetiedot, raportit ja valokuvat: vakuutusyhtiöt, tilaajat, isännöitsijät ja taloyhtiöt vahinkoasian hoitamiseksi sekä pilvitallennuspalvelun tarjoaja, jonka palvelussa aineistoa säilytetään.

• Laskutus- ja kirjanpitotiedot: taloushallintokumppanimme Vantaan Laskentapalvelu Oy.

• Asiakasviestintä: sähköpostipalvelumme tarjoaja.

• Verkkosivuston käyttötiedot: verkkosivualustan toimittaja.

• Kaikki tiedot: viranomaiset, jos laki sitä edellyttää.

Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja Pro Kuivaus Oy:n lukuun ja ohjeiden mukaisesti tietojenkäsittelysopimusten (GDPR 28 art.) perusteella.

7. Siirrot EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Sähköpostipalvelumme tuottaa suomalainen palveluntarjoaja. Sen sijaan verkkosivualusta ja käyttämämme pilvitallennuspalvelu voivat käsitellä henkilötietoja myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin siirroissa käytetään lainmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission riittävyyspäätöksiä (esim. EU–US Data Privacy Framework) tai mallisopimuslausekkeita (SCC).

8. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme tee rekisteröityä koskevia automaattisia päätöksiä emmekä profilointia.

9. Säilytysajat

• Toimeksiantoon liittyvät tiedot, raportit ja valokuvat: 10 vuotta työn valmistumisesta, koska tietoja voidaan tarvita vastuu- ja reklamaatiotilanteiden selvittämiseen.

• Laskutus- ja kirjanpitoaineisto: kirjanpitolain mukaisesti tositteet 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi, ja kirjanpitokirjat 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

• Asiakas- ja tilaajarekisterin yhteystiedot: asiakassuhteen ajan ja enintään 3 vuotta viimeisestä toimeksiannosta.

• Asiakasviestintä: enintään 2 vuotta, jollei se liity edellä mainittuun aineistoon.

• Työnhakijoiden tiedot: 1 vuosi hakemuksen saapumisesta, ellei hakija anna suostumusta pidempään säilytykseen.

• Verkkosivuston loki- ja analytiikkatiedot: enintään 26 kuukautta.

Tietojen poistamista voidaan rajoittaa, jos säilyttäminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen tai oikeusvaateen vuoksi.

10. Onko tietojen antaminen pakollista?

Toimeksiannon hoitaminen edellyttää yhteys-, kohde- ja laskutustietoja. Ilman niitä työtä ei voida sopia, tehdä eikä laskuttaa.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on GDPR:n mukaiset oikeudet:

• saada pääsy tietoihisi

• oikaista virheelliset tiedot

• poistaa tiedot siltä osin kuin niitä ei tarvita lakisääteisen velvoitteen tai oikeusvaateen vuoksi

• rajoittaa käsittelyä

• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä

• siirtää sopimukseen tai suostumukseen perustuvat tiedot järjestelmästä toiseen

• peruuttaa antamasi suostumus, esimerkiksi evästeiden osalta

Pyynnöt osoitetaan sähköpostitse: toimisto(a)prokuivaus.fi. Varmistamme henkilöllisyyden ennen tietojen luovuttamista. Vastaamme kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta; monimutkaisissa tapauksissa määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella, mistä ilmoitamme erikseen.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, tietosuoja@om.fi, tietosuoja.fi.

12. Tietoturva

Sähköiset tiedot on suojattu henkilökohtaisin käyttöoikeuksin ja suojatuin yhteyksin. Pääsy henkilötietoihin on rajattu niihin henkilöihin, joiden työtehtävät sitä edellyttävät, ja tietoja käsitellyt henkilö voidaan tarvittaessa tunnistaa jälkikäteen. Sama koskee pilvipalvelussa säilytettäviä raportteja ja valokuvia. Mahdollinen paperiaineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Käytämme palveluntarjoajia, jotka noudattavat asianmukaisia tietoturvavaatimuksia.

13. Muutokset tähän selosteeseen

Päivitämme selostetta, jos toimintamme tai lainsäädäntö muuttuu. Ajantasainen versio on aina nähtävissä verkkosivuillamme.